Meetings planner - sojusznik czy przeciwnik?

W strukturach organizacyjnych zarówno wielu międzynarodowych korporacji, jak również posiadających wiele oddziałów firmach krajowych można spotkać pracowników pełniących funkcję meetings planner, czyli planisty spotkań. I chociaż zajmują różne miejsca w strukturze organizacyjnej i różnie nazywane są ich stanowiska, to zajmują się tym samym

rt_2007_11-2.jpg


Czym zajmuje się meeting planner? Najprościej mówiąc dba o interes firmy, w której pracuje, czyli interes związany z kosztami podróży służbowych, konferencji czy spotkań - bez których nie sposób wyobrazić sobie skutecznego i efektywnego współczesnego biznesu. Optymalizowanie budżetu, tj. wydatków firmy, jakie ponosi ona na realizację i obsługę podróży służbowych, spotkań, imprez i konferencji - oto rola planisty spotkań.

Ta odpowiedzialność za całokształt budżetu przeznaczonego na podróże służbowe, w tym oczywiście na konferencje i imprezy firmowe, nie jest jedynym aspektem pracy planisty. Kolejnym, równoważnym jej elementem jest samo planowanie konferencji i spotkań, jakie odbywają się w związku z działalnością firmy. W dużych korporacjach na podróże służbowe w ciągu roku wydawane są setki tysięcy euro lub dolarów. W takich przypadkach ich planowaniem i organizowaniem, nie zajmuje się już tylko jedna osoba ale działy złożone z kilku pracowników.

Jak najdalej ale jak najtaniej

Podstawowym zadaniem meetings plannera jest osiągnięcie maksymalnych efektów przy wykorzystaniu pozostających w jego dyspozycji środków finansowych. Musi więc być on specjalistą od wszelkich aspektów związanych z podróżami. Taka osoba, by dobrze wypełniać swoją rolę, musi znać taryfy i ceny biletów lotniczych, ceny hoteli i gastronomii i równie dobrze - zasady kalkulowania i rozliczania podróży i imprez.

Musi być na bieżąco z wszelkimi nowościami formalno-prawnymi i rozkładami jazdy i lotów na kierunkach, za które odpowiada. Musi być także sprawnym i wytrawnym negocjatorem w przygotowywaniu umów z kontrahentami, np. biurami podróży, liniami lotniczymi czy hotelami (sieciami hoteli). I nie ważne jest czy negocjowana jest stała, wielosezonowa współpraca czy jednorazowe spotkanie. Podsumowując: planista spotkań to osoba o dużych kompetencjach i równie dużej wiedzy i odpowiedzialności.

W dużych, międzynarodowych przedsiębiorstwach komórki zajmujące się obsługą firmy w zakresie podróży służbowych i spotkań zwykle liczą kilka lub kilkanaście osób. Wówczas w ramach danej komórki dochodzi do podziału zadań i kompetencji zgodnie z portfelem usług świadczonych przez tę komórkę pozostałej części firmy. Najczęściej podział dokonuje się na dwie specjalizacje. Pierwsza odpowiada za organizowanie podróży służbowych, co obejmuje kwestie transportu, transferów...

Wydanie: 7/2007, PUBLIC RELATIONS
Strefa prenumeratora


  Udostępniono 30% tekstu, dostęp do pełnej treści artykułu tylko dla prenumeratorów.

Wszyscy prenumeratorzy miesięcznika w ramach prenumeraty otrzymują login i hasło umożliwiające korzystanie z pełnych zasobów portalu (w tym archiwum).

Prenumerata RYNKU TURYSTYCZNEGO to:
  • Pewność, że otrzymasz wszystkie wydania miesięcznika prosto na biurko
  • Dostęp do pełnych zasobów portalu www.rynek-turystyczny.pl
  • (w tym archiwum dostępne wyłącznie dla prenumeratorów)
  • Rabat uzależniony od długości trwania prenumeraty
  • Wszystkie dodatkowe raporty tylko dla prenumeratorów
Prenumeratę możesz zamówić:
  • Telefonicznie w naszym Biurze Obsługi Klienta pod nr 22 333 88 20
  • Korzystając z formularza zamówienia prenumeraty zamieszczonego na stronie www.sklep.pws-promedia.pl
Jeśli jesteś prenumeratorem a nie znasz swoich danych dostępu do artykułów Restauracji napisz skontaktuj się z nami, bok@pws-promedia.pl
W najnowszym wydaniu
 




Strefa prenumeratora
ARCHIWUM ONLINE RYNKU TURYSTYCZNEGO:
Login:
Hasło:
Zapomniałem hasło


E-tygodnik
Bądź na bieżąco
Jeżeli chcesz otrzymywać w każdy poniedziałek przegląd najważniejszych informacji branżowych, zapisz się do listy subskrybentów.



Jeżeli chcesz wypisać się z listy odbiorców newslettera, wpisz adres e-mailowy i kliknij "rezygnuję".
Twój e-mail